Wir freuen uns, Ihnen die neuesten Verbesserungen zur E-Rechnung vorzustellen! Diese zusätzliche Funktion ist kostenlos für alle unsere Nutzer verfügbar. Hier sind die wichtigsten Details zu den technischen Neuerungen:
Aktivierung der E-Rechnung
Die E-Rechnung kann jetzt für alle Firmenkunden aktiviert werden. Sie haben zwei Möglichkeiten:
Allgemeine Aktivierung
Gehen Sie zu:
Einstellungen → Vorlagen Rechnung/Quittung → E-Rechnung für Firmenkunden aktivieren.
Hinweis: Wenn die E-Rechnung für alle Firmenkunden aktiviert wird, betrifft dies nur die Kunden, bei denen im Feld „Firma“ in der Kundenakte ein Eintrag vorhanden ist.
Individuelle Aktivierung pro Firmenkunde
Wenn Sie die E-Rechnung nur für ausgewählte Kunden aktivieren möchten, setzen Sie in der Kundenakte den Haken. Dieser ist verfügbar bei allen Kunden, bei denen etwas im Feld „Firma“ eingetragen ist.
Wichtige Voraussetzungen
Damit die E-Rechnung alle erforderlichen Kriterien erfüllt, müssen folgende Angaben in den Praxis Einstellungen ordnungsgemäß hinterlegt sein:
- USt-ID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer):
- IBAN (International Bank Account Number):
- BIC (Bank Identifier Code):
Ohne diese Angaben ist die Generierung einer gültigen E-Rechnung nicht möglich.
Wichtiger Hinweis zur gesetzlichen Verpflichtung
Die Nutzung der E-Rechnung ist aktuell noch nicht verpflichtend. Ab dem 01.01.2025 müssen jedoch alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die verpflichtende Nutzung für das Senden von E-Rechnungen beginnt schrittweise ab 2027 (für große Unternehmen) und ab 2028 für alle Unternehmen.
Wir empfehlen Ihnen, die Funktion frühzeitig zu testen und sich mit den Anforderungen vertraut zu machen.
Überprüfung mit dem E-Rechnungs-Validator
Nach der Aktivierung wird automatisch eine XML-Datei als Anhang zur PDF-Rechnung erstellt. Diese Datei erfüllt die technischen Anforderungen der E-Rechnung, ist jedoch für Sie nicht sichtbar. Zur zusätzlichen Sicherheit empfehlen wir, stichprobenartig Tests mit dem E-Rechnungs-Validator durchzuführen.
Der Validator hilft Ihnen:
- Die Konformität Ihrer E-Rechnung mit den gesetzlichen Anforderungen zu prüfen.
- Sicherzustellen, dass keine Daten fehlen, die zu einer Ablehnung der Rechnung führen könnten.
So überprüfen Sie Ihre XML-Datei:
- Öffnen Sie die PDF-Rechnung in Adobe Acrobat Reader.
- Gehen Sie zu: Datei → Anhänge anzeigen (im oberen Menü oder rechten Bereich).
- Wählen Sie die XML-Datei aus und speichern Sie diese auf Ihrem Computer.
- Laden Sie die XML-Datei in den E-Rechnungs-Validator hoch:
https://erechnungsvalidator.service-bw.de/
Durch die Nutzung des Validators können Sie frühzeitig Fehler erkennen und die Sicherheit Ihrer E-Rechnungen gewährleisten.
Hinweis zu getrennten A- und P-Rechnungen
Wenn Sie A-Rechnungen (Apotheke) und P-Rechnungen (Praxis) erstellen, ist es notwendig, diese einzeln zu generieren und zu versenden. Wenn beide Rechnungen zusammen als eine Datei im Programm generiert und versendet werden, wird keine XML-Datei erstellt. Die Anforderungen an eine E-Rechnung wären also in diesem Fall nicht gegeben.
Wir freuen uns über Ihr Feedback!