Abrechnung und Buchhaltung
Abrechnung- & Buchhaltungssoftware mit praktischer Sammelrechnungsfunktion
Die Abrechnung von erbrachten Leistungen, Medikamenten, Futtermitteln und anderen Produkten erfolgt bei inBehandlung, dank unseres intuitiven Workflows, einfach und buchhaltungskonform. In machen Fällen möchte man aber einen Besuch nicht gleich in die Abrechnung geben, sondern statt dessen mehrere Behandlungsintervalle sammeln und dann zu einer Sammelrechnung zusammen fassen. Dies kommt vor allem in Pferdepraxen oder Großtierpraxen häufig vor, aber auch bei Kleintieren, z.B. wenn auf eine Operation mehrmalige Folgebehandlungen oder Verbandswechsel folgen. Die inBehandlung Abrechnungssoftware erlaubt es Ihnen mithilfe der Sammelrechnungsfunktion die Behandlungen einer oder mehrerer Tiere eines Besitzers in einer übersichtlichen, chronologisch gegliederten Sammelrechnung zusammen zu fassen und gemeinsam ab zu rechnen.
Integration mit Verrechnungsstellen (TV Heide, BFS health finance GmbH)
Sollten Sie mit einer tiermedizinischen Verrechnungsstelle zusammenarbeiten, so können Sie mit inBehandlung Ihre Forderungen direkt und über eine geschützte Verbindung an ihre Verrechnungsstelle (Tierärztliche Verrechnungsstelle Heide r.V.) übertragen. Des Weiteren bieten wir einen Export für BFS Finance an.
GoBD konforme Kassenbuchführung
Es gelten besondere Anforderungen dafür wie die Geschäftsvorfälle, insbesondere die Bartransaktionen in Ihrer Tierarztpraxis, in Ihrer Abrechnungs- und Buchhaltungssoftware behandelt werden. Gemeinsam mit unseren kompetenten Beratern haben wir inBehandlung schon von Anfang an dahingehend konzipiert, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig, formal richtig, zeitgerecht und geordnet dokumentiert werden, und gegen Löschung und Veränderung geschützt sind. Das inBehandlung Kassenbuch erfasst und zeigt übersichtlich alle an einem Tag erfolgten Zahlungen. Gebuchte Zahlungen werden automatisch von der Software ins Kassenbuch übernommen. Barentnahmen können über manuelle Kassenbucheinträge nachvollziehbar kommentiert und dokumentiert werden. So wissen Sie am Ende des Tages immer genauestens über sämtliche Transaktionen Bescheid, und können den aktuellen Barbestand in Ihrer Kasse jederzeit einsehen. Nach finaler Prüfung ihrer Barkasse können Sie einen Kassenabschlusses durchführen, welcher im System detailliert dokumentiert wird.
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und DSFinV-K Export mit inBehandlung
inBehandlung bietet gemeinsam mit unserem Partner Fiskaly eine Lösung an, die folgende Vorteile bietet:
- Cloudbasiert: Zeitgemäße Lösung ohne komplizierte Geräte-Anbindungen und ohne hohe Anschaffungskosten.
- Sicher & Rechtskonform: Die Fiskaly Experten haben bereits über viele Jahre Kompetenz und Erfahrung bei der Fiskalisierung von Registrierkassen und Aufzeichnungssystemen. Gemeinsam haben wir für unsere Tierarztpraxen die Anforderungen sicher und rechtskonform umgesetzt.*
Was genau ist der DSFinV-K Export?
In inBehandlung werden durch den DSFinV-K Export die Kassendaten in einem Standardformat mit den Stammdaten (Kunden, Patienten) und den Transaktionsdaten (Behandlungen, Verkäufe etc…) für eine detailierte Prüfung gekoppelt. Mit der Einführung des DSFinV‑K Exports soll sichergestellt werden, dass die Bereitstellung von Daten für eine Kassenprüfung einheitlich ist und alle relevanten Daten in einem einheitlichen Dokument verfügbar sind.
* Die fiskaly Cloud-TSE ist vollständig vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert
Exportfunktion für Steuerberater (Excel, DATEV)
Nachdem Sie die Behandlung eines Patienten abgeschlossen haben erfolgt die Rechnungsstellung und die Zahlung. inBehandlung dokumentiert für Sie alle buchhalterisch relevanten Vorgänge, die an diesem zentralen Schnittpunk zwischen Behandlung und Buchhaltung stattfinden. Einzelne Komponenten wie Zahlungen nach Zahlungsart, Rechnungen, MwSt, Einzelposten u.v.a. schlüsseln wir übersichtlich auf und führen diese im inBehandlung Steuerberater Export so zusammen, dass Sie und Ihr Steuerberater korrekt und effizient die Buchführung für Ihre Tierarztpraxis erledigen können. Ihre Buchhaltungsdaten können Sie dabei sowohl in einem ausgeklügelten Excel Format oder als DATEV File direkt in Echtzeit exportieren. In Ihren Praxiseinstellungen können Sie gemeinsam mit ihrem Steuerberater und individuell für ihre Praxis Ihre DATEV Konteneinstellungen vornehmen.
Wahlweise getrennte Rechnungsstellung von Apotheke und Praxis
Je nach Größe Ihrer Praxis kann es sein, dass Sie Ihre Praxis- und Apothekenumsätze getrennt abrechnen müssen. Das bedeutet, dass die Medikamenten- und Produktverkäufe aus einer Behandlung in einer separaten Rechnung und getrennt von Ihrer freiberuflichen Tätigkeit verrechnet werden müssen. Diese Einstellung können Sie bei der Abrechnungs- und Buchhaltungssoftware von inBehandlung in den individuellen Settings jederzeit ein- und ausschalten, um so Ihre Buchhaltung und Rechnungsstellung Ihren Praxisanforderungen anzupassen. Die buchhalterische Zuordnung und Aufschlüsselung erledigt inBehandlung für Sie. Die Komplexität bleibt also im Hintergrund.
Tracking unbezahlter Rechnungen
Kunden mit noch offenen Rechnungen sind in vielen Bereichen und Funktionen unserer Software klar hervorgehoben: In der Patientensuche, in der Patientenkartei, im Workflow, während der Behandlung oder im Zuge der Rechnungsstellung. Damit behalten Sie und Ihr Team jederzeit den Überblick über noch offene Forderungen, und können die Gelegenheit nutzen, Kunden in der Praxis auf noch offene Posten direkt anzusprechen.
Rechnungen und Quittungen per Email verschicken
Rechnungen und Quittungen können Sie direkt aus inBehandlung per Email an Ihre Kunden schicken. Das erleichtert das Arbeiten, nicht zuletzt in der mobilen Tierarztpraxis. Der Kunde erhält die Rechnung / Quittung als PDF mit Ihrer Praxis-Email Adresse als Absender. Dabei wird Ihre individuelle Briefvorlage als Hintergrund für die versendeten Dokumente genutzt. Sowohl der Betreff als auch der Email-Text kann individuell von Ihrer Praxis festgelegt und jederzeit geändert werden.
Schnellfunktion für gängige Korrekturen (z.B. Stornieren und neue Rechnung)
Fehler in der Abrechnung können immer passieren. Durch unsere langjährige Zusammenarbeit mit vielen mittelgroßen und kleinen Tierarztpraxen wissen wir welche Fehlerchen sich im Praxisbetrieb am häufigsten einschleichen. In der Regel ist die Korrektur komplex und zeitaufwendig, da ja oft auch Bereiche wie Kassenbuch und Apotheke mit betroffen sind. Solche Fälle sind zum Beispiel Buchung einer Zahlung unter der falschen Zahlungsart oder die Rückgabe eines Medikamentes nach bereits erfolgter Zahlung. Genau für solche Fälle hat inBehandlung Schnellfunktionen entwickelt, mit denen Sie und Ihre Mitarbeiter solche Korrekturen problemlos und korrekt vornehmen können. Sie werden dabei Schritt für Schritt durch die Abläufe gelotst, und die korrekte Dokumentierung und Verbuchung erfolgt automatisch.
Individuelle Vorlage für Rechnungen und Quittungen
Jede Praxis ist individuell und selbstverständlich sollen auch Ihre Rechnungen und Dokumente das widerspiegeln. Natürlich können Sie mit Hilfe unserer Abrechnungs- und Buchhaltungssoftware Ihr Briefpapier und Ihre Rechnungen mit Ihrem Logo und eigenen Angaben personalisieren. Sollten Ihnen diese kostenlosen Funktionen nicht ausreichen, können Sie auch jederzeit Ihr vorgedrucktes Briefpapier einspielen und verwenden. Sobald sie sich für eine Briefvorlage entschieden haben wird diese sowohl für ihre ausgedruckten Dokumente, als auch für Dokumente verwendet die Sie aus inBehandlung per Email an ihre Kunden versenden. Dadurch ist ihr Praxisauftritt einheitlich und konsistent. Selbstverständlich stehen Ihnen hierbei zahlreiche, individuelle Rechnungseinstellungen zur Verfügung, wie z.B. Festlegen eines Standard Zahlungsziels, das Zusammenfassen von angewandten Medikamenten in einen Posten, oder das Ausdrucken von Behandlungsanweisungen gemeinsam mit der Rechnung.
Abrechnung nach Kleinunternehmer-Regelung möglich
inBehandlung hat sich auf die Unterstützung von mittelgroßen und kleinen Tierarztpraxen spezialisiert. Dabei zählen wir auch Praxen zu unseren Kunden die permanent oder zeitweise unter die sogenannte Kleinunternehmer-Regelung fallen. Diese Regelung macht es erforderlich, dass die Aufschlüsselung der Rechnung anders erfolgt als bei regulären Praxen. Hierzu haben wir in unseren Rechnungseinstellungen eine spezielle Funktion entwickelt, welche Ihr inBehandlung System gezielt auf diese Anforderungen anpasst.
Unsere Buchhaltung für Tierarztpraxen erlaubt es Ihnen Abrechnungen übersichtlich und intuitiv zu erstellen und zu verwalten. Testen Sie unsere Software jetzt 14 Tage kostenlos und überzeugen Sie sich selbst!
