Ab sofort können Sie bei Ihren Kunden eine zweite E-Mail-Adresse hinterlegen und individuell festlegen, welche Mitteilungen aus inBehandlung heraus an welche Mailadresse gesendet werden sollen. Ideal, wenn bspw. abrechnungsrelevante E-Mails an einen anderen Kontakt gehen sollen als Termin- oder Behandlungserinnerungen.

Zusätzlich haben Sie nun die Möglichkeit, in den Einstellungen bei Ihren E-Mail-Vorlagen (z. B. bei Rechnungen oder Quittungen) festzulegen, wohin automatisch im CC eine Kopie der Nachricht gesendet werden soll.

 

So nutzen Sie die neue Funktion „2. E-Mail Adresse hinterlegen“:

  1. Navigieren Sie in der jeweiligen Kundenakte zum Feld „2. E-Mail-Adresse“.
  2. Tragen Sie unter „2. E-Mail-Adresse“ die zusätzliche Mailadresse des Besitzers ein
  3. Wählen Sie über die Häkchen aus, welche Mitteilungen an welche Adresse(n) gesendet werden sollen – z. B. Rechnungen, Quittungen oder Tierhalter-E-Mails.
  4. Speichern Sie Ihre Auswahl.
  5.  

Die entsprechenden E-Mails werden daraufhin standardmäßig an die jeweils aktivierte Adresse versendet oder in den jeweiligen PopUps angeboten.

Achten Sie bitte auch darauf, dass in der Kundenakte auch die Checkbox „Kunde hat zugestimmt per E-Mail kontaktiert zu werden“ angehakt ist.

So nutzen Sie die neue Funktion „Kopie der Mail im CC“:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen – Email & SMS Textvorlagen – zur jeweiligen Vorlage, die sie verwalten möchten
  2. Wählen Sie aus, an welche E-Mail-Adresse die Kopie der Mail im CC versendet werden soll. Standardmäßig ist als Kopie die eigene Praxis-Mailadresse hinterlegt. Möchten Sie eine andere E-Mail-Adresse als die vorausgewählte Praxis-Mail-Adresse hinterlegen, befüllen Sie das Freitextfeld.
  3. Speichern Sie Ihre Auswahl.

Warum werden die Funktionen eingeführt?

In vielen Fällen ist nicht nur eine Person in die Kommunikation rund um ein Tier oder eine Behandlung eingebunden, zum Beispiel, wenn Rechnungen über eine Verwaltung, Buchhaltung oder Partnerperson laufen.
Bisher war es nur möglich, eine einzige E-Mail-Adresse zu hinterlegen, was zu Mehraufwand beim Weiterleiten von Dokumenten führen konnte.

Darüber hinaus wurde die Funktion um eine CC-Option in den Vorlagen erweitert:
So können Sie direkt in Ihren E-Mail-Vorlagen – zum Beispiel bei Rechnungen, Quittungen oder Mahnungen – hinterlegen, wer standardmäßig eine Kopie (CC) der E-Mail erhalten soll, etwa eine Kollegin, eine zentrale Praxisadresse oder ein Verwaltungsaccount.

Vorteile auf einen Blick:

    • Gezielte Zustellung: Rechnungen, Mahnungen oder Kostenschätzungen erreichen die richtige Person.
    • Zeitersparnis: Kein manuelles Weiterleiten von Dokumenten mehr nötig.
    • Fehlervermeidung: Wichtige Informationen kommen zuverlässig an – ohne doppelte Kommunikation.
    • Flexibilität: Jeder Tierhalter kann zwei E-Mail-Adressen erhalten, die individuell pro Mitteilungsart gesteuert werden.
    • CC-Funktion in Vorlagen: Leiten Sie Kopien automatisch an Kollegen oder alternative Praxisadressen weiter.
    • Datenschutzkonform: Die Übermittlung erfolgt selbstverständlich DSGVO-konform und sicher

 

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

  1. Kann ich für jede Mitteilungsart individuell festlegen, an welche Adresse sie geht?
    Ja! Über die Kontrollkästchen können Sie genau bestimmen, ob eine Nachricht an die 1. oder 2. Adresse oder an beide gleichzeitig gesendet werden soll.
  2. Kann ich die zweite E-Mail-Adresse später ändern oder löschen?
    Ja, Sie können die zweite Adresse jederzeit anpassen oder entfernen.
  3. Was bewirkt die neue CC-Funktion in den Vorlagen?
    Damit können Sie pro Vorlage (z. B. Rechnung oder Quittung) festlegen, wer automatisch eine Kopie der E-Mail erhält, etwa eine Kollegin oder eine Sammeladresse der Praxis.
  4. Ist die Datensicherheit gewährleistet?
    Selbstverständlich. Alle gespeicherten Daten werden nach den aktuellen Datenschutzrichtlinien (DSGVO) verarbeitet.

 

Fazit:

Mit den neuen Funktionen für den E-Mail-Versand gestalten Sie Ihre Kommunikation noch strukturierter und professioneller.
Dank der Möglichkeit, bei Tierhaltern eine zweite E-Mail-Adresse zu hinterlegen, sowie der neuen CC-Funktion in den Vorlagen, können Sie jetzt gezielt, transparent und effizient kommunizieren. Ob Rechnungen an die Buchhaltung, Quittungen an eine zweite Kontaktperson oder Terminbestätigungen an den Tierhalter selbst: jede Information erreicht automatisch die richtige Adresse.
Diese Neuerung ist ein weiterer Schritt in Richtung smarter, automatisierter Praxisprozesse, die Sie im Alltag entlasten und Ihre Kommunikation auf ein neues Level heben.